TUNI Groups – Miten alkuun Teamsin kanssa?

Tilasin ryhmälleni TUNI Groups-alueen, mitä teen seuraavaksi?

TUNI Groups -ryhmät tilataan TUNI Groups -itsepalveluportaalin kautta. Portaaliin pääsee osoitteella https://tuni.fi/groups/. Tämä on paitsi ryhmien tilaussivu, myös etusivu palvelulle, josta löydät ryhmät, joihin kuulut.

 

TUNI Groups mahdollistaa ryhmän toiminnan katselemisen eri näkymissä ja työkalujen kautta (Sharepoint, Teams…). Luodun ryhmän kohdalla kolmen pisteen takaa näet tarjolla olevat näkymät. Vuorovaikutukseen ja yhteiseen työskentelyyn perustuvissa ryhmissä paras näkymä on Teams.

Tässä vinkissä kerrotaan kolme tärkeää kysymystä, joihin kannattaa miettiä vastausta ennen Teams –näkymän rakentamista.

 

 

 

1.Teams alueen rakenne ja kanavat

Mieti minkälainen ryhmäsi on?

Teamsissa toiminta rakentuu kanavien varaan. Valmiina näetkin Yleinen-nimisen kanavan.

Jos tiimisi on pieni ja toiminta perustuu lähinnä yhden asiakokonaisuuden ympärille ja koko ryhmän yhteiseen toimintaa, tämä yksi kanava voi riittää hyvin. Jos taas ryhmäsi on iso, ja sieltä löytyy alaryhmiä, joiden tulisi työskennellä keskenään ison ryhmän sisällä, on tarpeen luoda erillisiä kanavia. Useampia kanavia voit tarvita myös silloin, jos ryhmän toiminta jakautuu selkeisiin teemoihin tai useiden eri asioiden käsittelyyn.

Huomioi kuitenkin, että kanavia ei voi rajoittaa näkymään vain tietylle osalle ryhmän jäsenistä, vaan kaikki ryhmän jäsenet pääsevät halutessaan kaikkiin kanaviin. Kanavat onkin nimettävä selkeästi tai ohjeistettava ryhmän jäseniä niiden käyttötarkoituksesta.

 

2. Teams alueen työkalut

Mieti mitä haluat ryhmäsi tekevän Teamsissä?

Työkalut lisätään jokaisen kanavan yläreunaan välilehdiksi. Oletuksena näkyvillä on keskustelualue ja tiedostot, mutta sen lisäksi +-merkin takaa löydät monta muuta hyödyllistä työkalua.

Yhteisten dokumenttien muokkaus (word, excel, powerpoint, onenote) voi olla tarpeen, samoin kuin esim. verkkosivun tuominen näkyville (sivusto), videoiden jakaminen ryhmälle (stream) tai vaikka kyselyn tekeminen (forms) .

 

3. Osallistujat

Mieti, miten ryhmäsi jäsenet pääsevät Teamsiin?

Vaihtoehdot:

  1. Poimi heidät jäseniksi ryhmään. Jos ryhmän jäseniä on sellainen määrä, että heidän poimimisensa yksitellen ryhmän jäseniksi on mahdollista, niin voit lisätä heidän itse. Samassa yhteydessä voit päättää, kuka on omistaja tai jäsen.

  1. Anna heille ryhmän koodi, jolla he liittyvät itse. Isojen ryhmien kohdalla voi olla järkevää antaa jäsenten liittyä ryhmään itse koodin avulla. (Lisäksi tiedekuntien henkilökunta saadaan tiedekuntakohtaisiin ryhmiin liitettyä automaattisesti kevään aikana.)

Koodin ryhmääsi löydät tästä aiemmasta vinkistä.

Ryhmän jäsenet syöttävät antamasi koodin ja heidät liitetään jäseniksi ryhmään, jonka koodin he syöttivät. Heidän ei siis tarvitse etsiä ryhmäsi nimeä erikseen.

Suora linkki ryhmien etsimis- ja liittymissivulle https://teams.microsoft.com/_#/discover

 

 

Käy myös katsomassa ryhmän asetuksista, että mitä oikeuksia ryhmän jäsenille annat. Voit poimia mukaan myös organisaation ulkopuolisia jäseniä.

 

 

 

 

Share

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *