Kuka on vastannut e-lomakkeeseeni ja kuka ei? Miten muistutan lomakkeesta?

E-lomakkeita käytetään yliopistolla laajasti tiedonkeruuseen, kuten erilaisiin ilmoittautumisiin ja palautekyselyihin. Mutta miten minun tulisi toimia, kun haluan tarkastella, ketkä ovat vastanneet luomaani kyselyyn ja keiltä vielä vastaus uupuu? Miten muistutetaan heitä, jotka eivät vielä ole vastanneet? Täältä löydät helpot ohjeet, askel kerrallaan!

E-lomakkeissasi voit valita erilaisten tunnistautumismuotojen välillä. Useimmat yleisesti käytetyt metodit eivät kerro sinulle, kuka lomakkeen on vastaajista täyttänyt, ellet lisää lomakkeeseesi erillistä kenttää esim. vastaajan nimelle.

Helpoimmalla muistuttelunkin suhteen kuitenkin pääsee, kun luo kohderyhmästä oman ryhmänsä e-lomakepalveluun ja kutsuu nämä henkilöt sitten vastaamaan kyselyyn. Muistutus päätyy halutessasi vain muutamalla napautuksella heille, jotka eivät kyselyyn vielä ole vastanneet.

 

 

Ryhmän luominen

 

1. Luodaan siis ensin ryhmä. Valitse e-lomakepalvelun valikosta “Ryhmät”. Mikäli olet jo aiemmin luonut haluamasi ryhmän palvelussa, voit kelata alaspäin, suoraan osioon Kyselykutsujen lähettäminen ryhmälle.

 

2. Klikkaa “Uusi ryhmä” ja täytä tiedot. Tallenna. Kaikki ryhmäsi tulet jatkossa löytämään “Ryhmälistaus”-välilehden takaa.

 

3. Lisää haluttujen ryhmäläisten sähköpostiosoitteet. Voit helpottaa työtäsi napauttamalla painiketta “Kopioi osoitteen loppuosa edellisestä kentästä”, mikäli moni sähköpostiosoite loppuu samalla tavalla. Voit myös tuoda osoitteita Excel- tai CSV-tiedostoista. Muista tallentaa.

 

4. Valmis! Ryhmä on nyt luotu.

 

 

Kyselykutsujen lähettäminen ryhmälle

 

1. Luo nyt uusi lomake (ylävalikosta “Uusi lomake”, täytä ja tallenna) tai mene muokkaamaan jo aiemmin tehtyjä lomakkeita (“Lomakkeet”, valitse haluttu lomake –> Tila –> “Muuta”).

 

2. Valitse autentikoinnin tietolähteeksi “Kutsu”. Tallenna muutokset. Muista autentikointivaihtoehdoista on kirjoitettu lisää tämän postauksen loppuun.

 

3. Klikkaa edellisessä kuvassa näkyvää painiketta “Kutsu vastaajia tälle lomakkeelle”.

 

4. Valitse halutut lomake ja ryhmä pudotusvalikoista. Kirjoita viesti. Viestiisi lisätään automaattisesti lomakkeen osoite, sekä tunnukset ja salasanat vastaajille, eli niistä ei tarvitse huolehtia. Paina lopuksi “Lähetä”. Mikäli lähetettäviä viestejä on yli 100, järjestelmä lähettää ne pienissä erissä.

 

5. Kutsut on nyt lähetetty ryhmäläisten sähköposteihin! Alla oleva ikkuna aukeaa. Sinun ei tarvitse tässä ikkunassa tehdä enää mitään toimia, ja voit siirtyä jollekin toiselle välilehdelle.

 

 

Kun myöhemmin haluat palata katsomaan, kuka on vastannut kyselyysi, toimi näin:

 

1. Klikkaa ylävalikon “Ryhmät”-painiketta ja siirry sitten kohtaan “Kutsut”. Tässä näet kaikki aiemmin lähettämäsi kutsut. Kyselyiden Vastattu-riviltä näkee jo ensi vilkaisulta, kuinka moni on vastannut. 

 

2. Klikkaa yläkuvan nuolen osoittamaa “Näytä vastaanottajat” -painiketta.

 

3. Seuraavaksi avautuvasta ikkunasta näet tarkemmin, mistä osoitteista on kyselyyn vastattu ja mistä ei. Voit poistua jollekin muulle välilehdelle tai päättää lähettää muistutuksen heille, jotka eivät ole vielä vastanneet kyselyyn. Selaa halutessasi alemmas muistutusohjeisiin.

 

 

Muistutuksen lähettäminen

 

Eivätkö kaikki ole vielä vastanneet? Muistutuksen voi lähettää kahdella eri tavalla, joista ensimmäinen on yksinkertaisempi ja usein nopeampikin. Ensimmäisellä tavalla järjestelmä lähettää muistutusviestin kaikille, jotka eivät ole vielä vastanneet. Toinen, manuaalisen valinnan tapa taasen on hyvä valita silloin, jos jostakin syystä haluaa lähettää muistutusviestin vain osalle heistä, jotka kyselyyn eivät ole vastanneet.

 

Ensimmäinen tapa

1. Saavu Kutsut-näkymään tutulla kaavalla “Ryhmät” –> “Kutsut”.

2. Klikkaa “Lähetä muistutusviesti”. Myöhemmin voit halutessasi löytää jo tehdyt muistutuksesi tältä sivulta, nuolen osoittamasta paikasta.

 

3. Lähetä muistutusviesti -näkymä aukeaa. Kirjoita halutunlainen otsikko ja viesti.

 

4. Paina “Lähetä”-painiketta. Muistutusviestisi lähtee automaattisesti pelkästään heille, jotka eivät ole vielä vastanneet. Seuraavaksi avautuvalla sivulla sinun ei tarvitse tehdä toimintoja, vaan voit siirtyä johonkin toiseen välilehteen.

5. Valmis!

 

 

Toinen tapa

1. Toinen tapa on manuaalisempaa klikkailua. Saavu alla olevaan näkymään (“Ryhmät” –> “Kutsut” –> “Näytä vastaanottajat”, ks. ylempää). Klikkaa merkki halutuille henkilöille, tavanomaisesti siis heidän kohdalleen, joilla lukee vielä “Ei vastattu”.

 

2. Napauta pallo kohtaan “Lähetä viesti tai viimeisin muistutus uudelleen”, jolloin järjestelmä lähettää valituille henkilöille joko automaattisen uusintaviestin TAI jos olet tehnyt muistutuksia aiheesta jo aiemmin, kopion viimeisimmästä muistutuksesta.

3. Klikkaa lopuksi “Suorita toiminto valituille osoitteille”. Voit tämän jälkeen poistua muille välilehdille.

4. Muistutus on lähetetty!

 

Muista autentikointitavoista: Mikäli valitset vastaajan autentikointiin esim. pp-tunnuksen tai tunnus ja salasana -vaihtoehdon, ei järjestelmä kerää sinulle vastaajien henkilötietoja näkyville. Jos silti jostakin syystä haluat käyttää näitä tunnistautumismenetelmiä ja henkilöidä vastaukset, täytyy sinun siis luoda lomakkeeseen oma kenttänsä esim. vastaajan nimen jättämiselle.

 

Tämä vinkki käsittelee yliopiston e-lomaketyökalua, joka löytyy täältä. Monipuolisempi käyttöohje löytyy täältä. Lomakkeita palveluun voivat luoda sekä henkilökunta että opiskelijat.

 

 

Share

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *